mielenkiintoista

Asioiden valmistuminen, kymmenen vuotta

Et enää kuule, että monet ihmiset puhuvat tuottavuusjärjestelmästä. Se ei ole niin värikäs tai Insta-ystävällinen kuin Bullet Journal, ja vaikka useat sovellukset ovat väittäneet toimivan GTD: n kanssa, ne ovat kaikki hiukan jääneet - koska sen ytimessä GTD on analoginen. Se on järjestelmä, joka toimii, jos annat Gmailin lajitella sähköpostisi automaattisesti luokkiin tai jos annat sovelluksen skannata asiakirjat vedäksesi tehtäviä tai kalenterikohteita, koska GTD: n koko tarkoitus on, että seuraat ja kerät aktiivisesti kaikkia tehtäviä, vastuita tai huolenaiheita (alias “Open Loop”), joka tulee tietäsi. Jokainen sähköpostiosoite on tarkistettava ja jokainen tapaaminen kirjoitettava muistiin, koska jos käytät huolestuttavana sitä, onko sovellus laiminlyönyt jonkin automaattisen aikataulun asettamisen, se on avoin silmukka, joka vie tilaa mielessäsi ja estää sinua tekemästä jotain muuta.

Olen viettänyt viimeisen kymmenen vuoden puhdistamalla nuo silmät. Käsittelen omaa sähköpostia. Aikataulu oman kalenterini. Omien tehtävien kirjoittaminen. Käytän sovelluksia (kalenteri, kunto, pankki) auttamaan minua hallitsemaan kaikkia näitä tietoja, mutta en luota kokoelma-osaan ketään muuta kuin itseäni.

Kaiken tämän tekeminen - GTD: n harjoittaminen - muutti aivoni. En voi enää ajatella asiaa jakamatta sitä automaattisesti osiin, yksittäisiin toimiin, jotka on suoritettava ennen kuin asia itse on. En voi kuvitella maanantaia ilman viikoittaista katsausta tai avointa silmukkaa, jonka annan istua päässäni pidempään kuin mitä minun kaikkialla olevaan sieppauslaitteeni saavuttaminen vie.

En kuitenkaan ajattele sitä enää yleisesti ottaen sieppauslaitteena. Se on vain muistikirjani.

Suuri osa siitä, mitä David Allen kirjoitti vuoden 2001 opuksessaan, on vanhentunut. (Hän neuvoi ihmisiä luomaan erillisen luettelon seuraavista toimista, jotka he voivat tehdä vain ollessaan puhelimen vieressä.) Siellä on tarkistettu vuoden 2015 painos, jota en ole vielä lukenut. Oletan, että käsittelen tekstien käsittelyä ja skannausta. Twitter-syötteet, ja se on todennäköisesti jo vanhentunut, koska se ei sisällä neuvoja avoimien silmukoiden sieppaamiseen Slackista.

Mutta minun ei tarvitse lukea sitä, koska olen jo muuttunut ... Rewired. Optimoitu stressitöntä tuottavuutta varten ja valmis tekemään asiat.

Kuinka asioiden tekeminen muutti elämääni

En muista, luinko Gina Trapanin Goldavelez.com-viestiä ”yksinkertaistetusta GTD: stä” ennen kuin löysin Merlin Mannin 43 kansiota tai sen jälkeen, mutta monet ihmiset puhuivat GTD: stä vuonna 2007, ja koska olin juuri aloittanut ensimmäinen toimistotyö, joka vaati minua ottamaan vastuuta kuin vastata puhelimiin, olin siihen valmis. (Olin kirjoittanut tehtäviä paperinleikkeille, ylittänyt kohteet ja kirjoittanut ne uudelleen seuraavana aamuna.) Sanoin pomolleni, että haluan lukea tämän tuottavuuskirjan, ja menin sitten Bordersille kadun toisella puolella. toimistoni ja osti sen.

Koko asia mahtuu aivoihini kuin melodia; heti mieleenpainuva, jokainen pala virtaa seuraavaan. Avasin laskentataulukon ja aloin luetteloida kaikki keskeneräiset tehtävät lisäämällä uusia rivejä solujen alle, jotta avoimet silmukat voidaan jakaa yksittäisiin seuraaviin toimintoihin. Menin hankintakaapista etsimään jotain, joka voisi toimia erillisenä postilaatikkona paperille ja muille fyysisille esineille, jotka tarvittiin jalostettavaksi tehtäviksi ja toimiksi. Kysyin pomolta, antaako toimisto antaa minun ostaa 43 kansiota ja ripustettavan tiedoston, johon ne tallennetaan.

Olen erittäin varma, että minusta tuli toimiston GTD Dork sen jälkeen. Hyväksyin. Sain työtoverini lukemaan kirjaa, ja jopa vakuutin muutamat heistä istuakseen online-verkkoseminaarissa, jossa on mukana. (Hän vahingossa jakoi näytön, joka sisälsi joitain hänen henkilökohtaisemmista seuraavista toimistaan. Se oli outoa.) Kysyin HR: ltä, pitäisikö meneminen johonkin isoihin GTD-seminaareihin, sellaisia, joita he pitivät hotellien juhlasalissa, ammatilliseksi kehitykseksi.

Mutta sain paljon asioita tehdä. Minusta tuli tunnetuksi henkilöksi, joka pystyi tasapainottamaan useita hankkeita ilman määräaikaa. Kirjoitin kaikki vastuut, hajotin sen yksittäisiin toimiin ja tarkastelin kerran viikossa kaikkia jäljellä olevia toimia. Tein myös sen osan GTD: stä, joka on salaa vaikein; joka muuttaa GTD: n laskentataulukkojärjestelmästä tuottavuusjärjestelmään:

GTD toimii, koska sen avulla voit koota kaikki jäljellä olevat velvollisuutesi yhteen paikkaan. Sinun ei tarvitse tuhlata aivotilaa ajattelemalla, että "on saatava wc-paperi, älä unohda wc-paperia", koska se kirjoitetaan muistiin, yhdessä "luonnosviivan" tai "sähköpostitse Melissalle laskusta" tai mitä tahansa muuta mitä sinun täytyy tehdä. (Kyllä, voit jakaa luettelosi luokkiin, jos et halua nähdä "saada wc-paperia" sekoitettuna työtavaroihisi.) Tämä oli minulle iso pelinvaihto; ajatuksen, että voisin kirjoittaa, hajottaa sen yksittäisiin toimiin ja laittaa kaikki nämä toimet samaan asiakirjaan.

GTD toimii myös siksi, että se antaa sinulle mahdollisuuden skannata nopeasti tehtäväluettelo - kirjaimellisesti koko elämäsi tehtäväluettelo - ja valita yksi suoritettava toimenpide. Mutta sinun on myös suoritettava se. Sitten, heti kun olet valmis, sinun on suoritettava jotain muuta.

Kuinka GTD pystyy muihin tuottavuussovelluksiin ja -järjestelmiin

Olen kokeillut useita tuottavuussovelluksia ja -järjestelmiä GTD: n käynnistämisen jälkeen. Latasin ja poistin. Muista maito monta kertaa; se oli hyvä, mutta pystyin seuraamaan ja organisoimaan tehtäviä paljon nopeammin laskentataulukossani.

Jonkin aikaa yritin purkaa projekteja Kanban-kaavioon, ja vaikka oli hauskaa siirtää muistilappuja ympäri, luin vain tietoja, jotka minulla oli jo pää GTD-luettelossani - enkä tarvinnut kahta luetteloa. (Jos sinulla on kaksi luetteloa, saatat päivittää yhden ja unohtaa päivittää toisen. Jos joudut viettämään aikaa huolehtiaksesi järjestelmän oikeellisuudesta, sinun ei tarvitse viettää jotain muuta.)

Oli ajanjakso, jonka aikana en pitänyt laskentataulukoita ja siirtänyt kaiken Basecampiin, koska se antoi minulle vain tarvitsemani toiminnot. Halusin pitää yhden luettelon seuraavista toimista, jotka voin jakaa luokkiin. En halunnut, että sovellus ehdottaa, neuvoo tai organisoi puolesta.

Mutta tuo vanha Basecampin versio lopulta lopetti synkronoinnin puhelimen kanssa, mikä tarkoitti, etten voinut enää luottaa siihen - ja Basecampin uudessa versiossa on paljon enemmän ominaisuuksia kuin tarvitsen.

Joten pidän laskentataulukon. Se näyttää paljon erilaiselta kuin se, kun aloitin GTD: n käytön, mutta se toimii. Joskus mietin siirtymistä Bullet Journaliin - rakastan värillisiä merkkejä -, mutta silloin muistan, että paperi rypistyy ja ajetaan laatikoihin ja laskentataulukkojärjestelmäni sisältää täsmällisen muistiinpanon kaikesta, mitä olen valmistunut, ja että voin vetää ja viittaus aina kun tarvitsen.

Kuinka GTD-käytäntöni on muuttunut

Olen harjoittanut GTD: tä noin kymmenen vuotta. Kirjoitan silti kaiken, vaikka se on tehtävä, jonka aion tehdä heti noustessani sängystä ja menemään kotitoimistoni. (Me kaikki tiedämme, että oviaukon läpi käveleminen saa meidät unohtamaan asiat, eikö?)

Ylläpidän edelleen omistettuja postilaatikoita postille, satunnaisia ​​paperidokumentteja ja satunnaisia ​​juttuja, joiden on mentävä jonnekin, kunnes selvittää, mitä tehdä sen kanssa. Lopetin Tickler-kansion käytön vuoden 2012 aikana; Google-kalenteri pystyi käsittelemään suurimman osan muistutuksista, eikä paperia ollut riittävästi 43-kansioisen järjestelmän ylläpitämiseen.

Tein viikoittain arvosteluja perjantaisin tapana pohtia juuri valmistani viikkoa. Nyt teen niitä maanantaisin tapa suunnitella seuraavaa viikkoa varten.

Lajittelen myös Seuraavat toimenpiteeni päivämäärän mukaan - esimerkiksi “tässä haluan saada aikaan tiistaina” - sen sijaan, että laittaisin ne kaikki samaan luetteloon. Minulla on laskentataulukko, jonka olen organisoinut kalenterina, ja jokaisella päivällä on luettelo sekä ammatillisista että henkilökohtaisista tehtävistä, joita tarkistan täydentäessäni niitä. Kun käsittelen kohteita tähän laskentataulukkoon, en vain jaa kohteet niiden yksittäisiin toimintoihin, vaan päätän myös päivänä, jona ne tehdään.

Pidän edelleen erillistä luetteloa jonakin päivänä / ehkä toiminnoista vanhalla Basecamp-tilillä, jota en ole vielä päästänyt irti - se sisältää tietueen niin monista suoritetuista tehtävistä! GTD on tehnyt jonakin päivänä; Olen saavuttanut niin paljon sanomalla “Okei, haluan saada tämän aikaan. Kuinka ja milloin aion tehdä sen? "

Ja sitten teen sen. Se on hankalin asia Getting Things Done -tapahtumaan. Loppu on vain todella hyvää muistiinpanoa.