hyödyllisiä artikkeleita

Kuinka hallita Microsoft Office Word

Microsoft Word on helposti suurin käytettävissä oleva suosituin tekstinkäsittelyohjelma, mutta se tekee paljon muutakin kuin vain muokkaa tekstiä ja TPS-raportteja. Jos olet kertonut itsellesi, että opit vihdoin Wordin hyvät puolet, nyt on aika oppia muokkaamaan tyylejä, lisäämään sisällysluettelo ja paljon muuta.

Nosta ja aja Wordilla nopeasti

Kaikista Microsoft Office -ohjelmista Microsoft Word on käyttöliittymän kannalta todennäköisesti yksinkertaisin. Jos olet joskus käyttänyt tekstinkäsittelyohjelmaa elämässäsi, tunnet valinnat tiedostojen avaamiseksi ja luomiseksi vasemmassa yläkulmassa. Suurempaan valikkoon, joka kulkee asiakirjan yläosassa, Microsoft viittaa ”nauhaksi”. Nauhassa on kaikki tarvitsemasi muotoilutyökalut sekä muutama asiayhteyskomento, joka muuttuu riippuen siitä, kummalla välilehdellä olet.

Oletetaan, että tiedät tämän sarjan perusteet, mutta jos haluat päivittää, Microsoftin Wordin pika-aloitusopas opastaa sinut perusasioissa.

Kuinka tehdä yleisimmät, välttämättömät tehtävät Microsoft Wordissa

Tietenkin, kaikkien tarpeet ovat hiukan erilaisia, mutta koska useimmat ihmiset käyttävät Officea toimistoympäristössä, olemme valmiita panostamaan, että joudut tekemään esimerkiksi tyylejä muokkaamaan, vertaamaan kahta asiakirjaa, laatimaan sisällysluettelon ja paljon muuta . Mennään eteenpäin ja katetaan joitain näistä yleisistä tehtävistä.

Kuinka käyttää ja muokata tyylejä

Wordin tyyli on asiakirjan esiasetettu muotoilu. Juuri tämä on asiakirja, joten se sisältää fontin, fontin koon, kappaletyylin ja niin edelleen. Tyylin luominen tai muuttaminen antaa mahdollisuuden muuttaa asiakirjan ulkoasua kerralla, joten sinun ei tarvitse käydä läpi ja korostaa yksittäisiä osioita ja tehdä erityisiä muutoksia. Voit tehdä asioita, kuten asettaa yleisen otsikkotyylin, tai muuttaa oletusluetteloiden luettelon näyttämistä.

Jos työskentelet esimerkiksi kirjan parissa, saatat saada luettelon tyylisuuntaviivoista kustantajalta. Tai jos työskentelet viikoittaisissa toimistojen välisissä muistioissa, tyyli on helppo tapa luoda ohjeet muodolle, joten jokainen tekemäsi näyttää samalla tavalla joka kerta. Lisäksi saat joustavuuden muuttaa tyylejä milloin tahansa, joten jos yksi osasto tykkää heidän muistionsa yhdellä tavalla, mutta pomosi suosii toista tyyliä, sinun ei tarvitse muuttaa joukko muotoiluja joka kerta, kun avaat uuden asiakirjan.

Jos haluat käyttää tyyliä, varmista, että olet Koti-välilehdessä, valitse muutettavan asiakirjan tekstialue ja napsauta sitten nauhassa Tyyli-valikkoa. Jos esimerkiksi haluat tehdä otsikon tekstilohkon keskelle, valitset haluamasi tekstin otsikkona ja napsauta sitten Tyylit> Otsikko 1. Se on niin helppoa.

Omien tyylien tekeminen on myös melko helppoa. Tämä on hyödyllistä, kun kirjoitat jotain johdonmukaisesti, kuten uutiskirje tai kirja, ja haluat tietyn säännön, jota voit helposti soveltaa koko asiakirjaan. Voit esimerkiksi haluta muuttaa oletusotsikkovaihtoehdon fonttikokoa tai muuttaa luettelon luomisen tapaa. Näin se tehdään:

  1. Napsauta Koti-välilehdessä Tyylit-ruutua.
  2. Napsauta Uusi tyyli tai valitse muokattava tyyli.
  3. Saat ponnahdusikkunan, jossa voit muokata useita parametreja, mukaan lukien tyyppi, perusta ja muotoilu. Napsauta vaihtoehtoja, joita haluat muuttaa.

Jos olet hämmentynyt siitä, mitä kukin termi tarkoittaa, älä huoli, se on melko yksinkertainen. Kappaletyylit määrittävät tekstin ulkoasun kappaletasolla. Kun käytät tätä tyyliä, se muuttaa koko kappaleen. Merkkityylit määrittävät ulkoasun merkkitasolla, joten voit tehdä yhden sanan erottuvaksi. Taulukkotyylit muuttavat taulukoiden ulkoasua, kuten otsikkorivi tai miten ruudukkorivit toimivat. Viimeiseksi luettelotyyli muuttaa luettelon, kuten luettelomerkintöjen tai numerokaavion, ulkoasua.

Sisällysluettelon lisääminen asiakirjan alkuun

Jos käsittelet suurta asiakirjaa, sisällysluettelo lisää nopeaa navigointia. Onneksi sisältöluettelon luominen Wordissa on helppoa, ja se päivittyy automaattisesti, kun lisäät asiakirjaan lisää.

Wordin automaattinen sisällysluettelogeneraattori vie jokaisen asiakirjaan lisäämäsi otsikon ja luo sitten sen pohjalta sisällysluettelon. Jos aiot luoda sisällysluettelon, muista tyyliä jokainen osiosi otsikko otsikolla.

  1. Napsauta tyhjää kohtaa, johon haluat lisätä sisällysluettelon.
  2. Napsauta Viitteet-välilehteä.
  3. Napsauta Sisällysluettelo ja valitse sitten ulkoasu, jota haluat käyttää.

Se siitä. Word päivittää kyseisen sisällysluettelon automaattisesti aina, kun lisäät tai muutat otsikkoa.

Kuinka vertailla ja yhdistää kahta asiakirjaa

Jos sinulla on kaksi versiota asiakirjasta, johtuu siitä, että joku on muokannut omaa kopiotaan, pilvivarmuuskopio epäonnistui tai jos yrität vain hajauttaa sitä, mikä tarkalleen vaihtui saman asian kahden version välillä, tarvitset verrata ja yhdistää toimintoja.

Jos haluat vain nähdä, mitä kahden asiakirjan välillä on muutoksia, voit verrata niitä. Voit vertailla kahta asiakirjaa seuraavasti:

  1. Avaa toinen kahdesta vertailtavasta asiakirjasta.
  2. Napsauta Työkalut> Seuraa muutoksia> Vertaa dokumentteja.
  3. Valitse alkuperäinen asiakirja ja muutetut asiakirjatiedostot.
  4. Kirjoita nimi Otsikko muuttuu kanssa -kenttään, jotta voit kertoa ero näiden kahden asiakirjan välillä. Tällä tavalla Word lisää huomautuksen, jossa kerrotaan mistä kaikki muutokset tulevat.

Asiakirjan yhdistäminen toimii samalla tavalla, mutta lopputuloksena on yksi asiakirja, joka yhdistää molempien asiakirjojen sisällöt siten, että kaikki sama kirjoitetaan uudelleen:

  1. Avaa toinen kahdesta asiakirjasta, jotka haluat yhdistää.
  2. Napsauta Työkalut> Yhdistä asiakirjat.
  3. Valitse alkuperäinen asiakirja ja muutetut asiakirjatiedostot.

Kun asiakirjat yhdistetään, näiden kahden erot korostuvat. Täältä voit mennä sisään ja valita, mitä haluat pitää lopullisessa versiossa.

Kuinka muotoilla asiakirja oikein välilehdillä ja sisennyksillä

Jos olet tyyppi, joka muotoilee asiakirjan painamalla välilyöntiä tai välilehteä useita kertoja, on aika oppia tekemään se oikein: Sisäkkäiden ja välilehtien käyttö. Yllä olevasta videosta näet, kuinka välilehdet ja sisennykset toimivat, jotta se on helppo ymmärtää, mutta tiivistämme vain, mitä nämä kaksi termiä tosiasiallisesti tarkoittavat.

  • Välilehti pysähtyy : Välilevyn lopetus on kohta, jonka kohdistin lopettaa, kun sarkainpainiketta on painettu. Wordissa se on tapa tasata teksti helposti. Kun napsautat Wordin viivainta, välilehti pysähtyy pienellä kaarevalla nuolella. Kun napautat sarkainnäppäintä, kohdistin ja teksti siirtyvät nuolen kohdalle. Jos lisäät useita välilehtipysäyksiä, voit tehdä sen, jotta voit muotoilla tekstiä napauttamalla muutama kertaa sarkainnäppäintä saadaksesi sen paikalleen ja riviin.
  • Luetelmakohdat : Kuten nimestä voi päätellä, sisennykset määrittävät kappaleen etäisyyden vasemmasta tai oikeasta reunasta. Viivaimessa näet kaksi kolmiota, jotka säätävät sisennystä. Voit napsauttaa jompaa kumpaa kolmiota ja siirtää sitä muuttaaksesi sisennyksen. Yläkolmio säätää kappaleen ensimmäisen rivin sisennyksen. Pohjakolmio säätää kappaleen sisennyksen seuraaville riveille (alias roikkuu). Voit myös napsauttaa niiden alla olevaa ruutua siirtääksesi molempia samanaikaisesti.

Näiden luetelmakohtien ja välilehtipysäytysten käytön oppiminen voi helpottaa jatkavan dokumentin tai akateemisen tutkielman luomista.

Kuinka lisätä sitaatteja ja viitteitä

Akateemiset artikkelit ovat peto kirjoitettaviksi, mutta Word tekee bibliografioiden ja viittausten luomisesta erittäin helppoa. Kun olet luonut uuden asiakirjan ja kirjoitat sitä paperia, voit lisätä viittauksen muutamalla napsautuksella.

  1. Napsauta Viite-välilehteä.
  2. Napsauta avattavaa nuolta Bibliografian tyylin vieressä ja valitse tyylille, jota käytät kyseiselle paperille.
  3. Napsauta sen lauseen tai lauseen loppua, johon haluat lisätä viittauksen.
  4. Napsauta Lisää viittaus. Kirjoita Luo uusi lähde -ruutuun kaikki tarvitsemasi tiedot.

Kun olet kirjoittanut sitaatin kerran, voit lisätä lisälainauksia samasta tekstistä valitsemalla lauseen, napsauttamalla sitten Sitaatit-ruutua ja valitsemalla lisättävän viitteen. Kun olet valmis, napsauta Bibliografia-painiketta ja valitse joko Bibliografia tai Viitatut teokset luodaksesi automaattisesti referenssisivun paperillesi.

Word 2016: n parhaat uudet ominaisuudet

Word 2016 on tekstinkäsittelyohjelma - se tarkoittaa, että sen ei tarvitse tehdä jättiläismäisiä, vallankumouksellisia harppauksia aiempiin versioihinsa nähden. Word 2016: lla on kuitenkin muutamia huomionarvoisia parannuksia:

  • Voit etsiä nauhaa : Windowsissa, nauhan yläpuolella, näet "Kerro minulle, mitä haluat tehdä" -ruudun. Täällä voit kirjoittaa minkä tahansa kysymyksen ja Word kertoo, kuinka se tehdään. Voit esimerkiksi kysyä, miten kuva lisätään, miten muotoilla teksti tietyllä tavalla tai miten luoda luetteloita. Se on pohjimmiltaan tylsää versiota Clippystä 2000-luvulle. Mistä tahansa syystä tätä ei sisälly Mac-versioon.
  • Voit nähdä yhteistyökumppaneiden muokkauksia reaaliajassa kuten Google-dokumenteissa : Olet pystynyt työskentelemään Word-asiakirjojen parissa tiiminä jonkin aikaa, mutta Word 2016 lisää niitä live-muokkauksina, joten näet muiden muistiinpanot ja päivitykset heti.
  • Älykäs haku tekee tutkimuksesta hieman helpompaa : Word on nyt hiukan enemmän yhteydessä Internetiin kuin ennen. Word 2016: ssa voit napsauttaa sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten valikosta ”Älykäs haku” sanan määritelmän, siihen liittyvän Wikipedia-artikkelin ja Bingin suosituimmat hakutulokset.

Muut kuin nämä pienet parannukset, jos olet käyttänyt vanhempia Word-versioita, olet kotona Word 2016: ssa muutamassa minuutissa.

Työskentele nopeammin Wordissa näiden näppäinoikoteiden avulla

Microsoftilla on täydelliset luettelot jokaisesta Word for Windows- ja Word for Mac -sovelluksen pikanäppäimistä, jotka ovat kirjanmerkkien arvoisia, mutta käydään läpi joitain isoista, joita käytät todennäköisesti joka päivä, ja muutama niistä sanasta, jotka ovat todella hyödyllinen:

  • CTRL + N / CTRL + O / CTRL + S : Luo, avaa ja tallenna asiakirja.
  • CTRL + X / CTRL + C / CTRL + V : Leikkaa, kopioi, liitä
  • CTRL + B / CTRL + I : Lihavoitu, Kursivoitu
  • CTRL + A : Valitse kaikki
  • CTRL + Z : Kumoa
  • CTRL + K : Lisää hyperlinkki
  • CTRL + P : Tulosta asiakirja
  • CTRL + H : Avaa Etsi ja korvaa
  • Vaihto + F3 : Aktivoi isojen kirjainten vaihtoehdot
  • CTRL + SHIFT + C : Kopioi valitun tekstin muotoilu, jotta voit käyttää sitä toiseen tekstisarjaan CTRL + Shift + V
  • CTRL + Shift + N : Koskee normaalia tyyliä valittuun tekstiin

Tämän lisäksi Word tukee yleisiä tekstinkäsittelyn pikanäppäimiä, kuten Shift + CTRL + Ylös / Alas- nuolet kokonaisten kappaleiden valitsemiseksi. Ne voivat tehdä tekstissä navigoinnin ja korostamisen paljon helpommaksi, ja meillä on luettelo kaikista niistä täällä. Jos käytät Wordia voimakkaasti, tutustu näihin oikotieihin, ne parantavat elämääsi.

Lisälukema käyttäjille

Word on iso ohjelma, emmekä voi kattaa kaikkea täällä. Tässä on muutama opas, jonka avulla voit siirtää rajoja siihen, mihin Word pystyy.

  • Kuusi vinkkiä muotoilun parantamiseksi : Alustaminen on iso juttu MS Wordissa, ja jos haluat paremmin osata, kuten piilotettujen merkkien näyttäminen, osien käsittely ja muut, tämän viestin pitäisi auttaa.
  • Valitse kaikki tekstit samalla muotoilulla : Nauhan piilotettu pieni valikko antaa sinun valita tekstilohkoja sen muotoilun perusteella.
  • Kaikki mitä sinun on tiedettävä yhteistyöstä : Yhteistyö on iso osa Wordia. Muutosten seuraamisesta merkintöjen käytön oppimiseen, tämä viesti kattaa kaiken, mitä sinun on tiedettävä työskennellessään asiakirjojen kanssa ryhmänä.
  • Luo omia pikanäppäimiä : Wordilla on paljon pikanäppäimiä sellaisenaan, mutta jos haluat lisää, voit tehdä omia.

Word voi näyttää vain yhdellä silmäyksellä tylsältä vanhalta tekstieditorilta, mutta kuten näette, se on paljon monimutkaisempi kuin useimmat ihmiset antavat sille tunnustusta. Sen hallitseminen voi viedä kauan, mutta kun olet saanut perustiedot ja ymmärtänyt, mitä Wordissa on mahdollista, olet hyvä tapa saada Microsoft Wordin ninja.

Avata