mielenkiintoista

Kuinka saada Google Drive toimimaan kuin työpöytäsovellus

Google Drive ja siinä olevat sovellukset - Dokumentit, Sheets ja Slides - ovat hyviä ihmisille, jotka etsivät yksinkertaista Office-ohjelmistopakettia. Se on ilmainen, tekee yhteistyöstä helppoa ja melkein kuka tahansa voi käyttää sitä. Mutta jos olet tottunut joihinkin perinteisempiin, kuten Microsoft Office, voit olla epäröivä käyttää sitä. Näin saat Google Driven toimimaan paremmin kuin tottuneet työpöytäsovellukset.

Miksi Google Drive?

Älä ymmärrä meitä väärin, koko toimisto-sviitit ovat hienoja ihmisille, jotka työskentelevät toimistoissa ja tarvitsevat paljon erityisiä ominaisuuksia. Sinun ei tarvitse edes maksaa näistä ominaisuuksista, sillä LibreOfficen kaltainen sarja voi tehdä samoja asioita kuin Microsoft Office. Asia on, että suurin osa meistä ei tarvitse tuhansia ominaisuuksia, joita Microsoft Office tarjoaa.

Mitä enemmän ominaisuuksia on, sitä hämmentävämpi ohjelma tulee, ja vaikka Word-ohjelmisto, kuten Word, on hieno, se on myös hidas ja vaikea käyttää, jos haluat vain istua ja tehdä jotain. Vielä tärkeämpää on, että Google Drive todella tekee tietyistä tehtävistä helpompaa kuin työpöytätoimisto-ohjelmisto. Yhteistyö suurten ryhmien kanssa on huomattavasti helpompaa Google Driven kanssa. Asiakirjojen jakaminen ei vaadi erityistä ohjelmistoa vain avaamiseksi, ja voit käyttää kaikkia asiakirjojasi mistä tahansa ja miltä tahansa laitteelta, jolla on Internet-yhteys. Mistä puuttuu tehoominaisuudet, se kompensoi käytettävyyden.

Kaikesta huolimatta Google Drivesta puuttuu ehdottomasti paljon ominaisuuksia, joita ihmiset tarvitsevat toimistopaketista. Pienellä säätämisellä voit saada Google Drivea tekemään kaiken, mitä tavallinen käyttäjä voi haluta.

Opi perusteet siitä, mitä Google Drive voi (ja ei voi) tehdä

Google Drive käsittää paljon erilaisia ​​palveluita, mutta sen kolme kilpailevaa toimistopakettia varten tarkoitetut sovellukset ovat Docs (tekstinkäsittely), Sheets (taulukot) ja Slides (esitykset). Katsotaanpa Google-ohjelmiston tärkeämpiä ominaisuuksia ja miten se liittyy useimpiin työpöytätoimisto-ohjelmistopaketteihin:

  • Google Drive voi avata ja muokata Microsoft Office -asiakirjoja
  • Google Drive tallentaa 30 päivän arvoisia asiakirjan versioita, jotta voit palata takaisin katsomaan aiempia muokkauksia. Tämä tarkoittaa myös sitä, että voit palauttaa aiemman version, jos kirjoitat jotain tärkeää.
  • Google Docs tukee valtavia määriä malleja, kuten Office, esimerkiksi jatkamiseen, budjettisuunnittelijoihin, opetusohjelmiin ja muihin.
  • Google-dokumenteissa on yhteistyövälineitä ja merkintävaihtoehtoja, mutta tarvitset lisäosan, jotta pääset jotain lähemmäksi Wordin Seuraa muutoksia -ominaisuutta.
  • Kuten Office, myös Google Drive tukee lisäominaisuuksia lisättyihin toimintoihin
  • Google Docs -työkalu on helppo tallentaa muistiinpanosi ja muut tutkimusdokumentit.
  • Kaikki Google Driven tiedostot tallentuvat automaattisesti Google Drive -tiliisi, jotta voit käyttää niitä mistä tahansa tietokoneesta, puhelimesta tai tablet-laitteesta milloin tahansa.
  • Google Sheets tukee perusmuotoilua, kaavojen muokkaamista, malleja, laskentataulukko-toimintoja ja suodatinnäkymiä.
  • Google Slides -laitteessa ei ole niin monta salamaista animaatioominaisuutta kuin Powerpointissa, mutta yksinkertaisuus tekee siitä, että kuka tahansa voi rakentaa hyvän esityksen vain muutamassa minuutissa.

Google Drivessa on paljon muita ominaisuuksia, mutta yllä oleva osuus on suurin osa toiminnoista, jotka ylittävät työpöytäsovelluksen ja Google Driven välillä. Tarkastellaan nyt tämän toiminnallisuuden laajentamista, jotta Google Drive voidaan käyttää pienyritysten, kirjoittajien, opiskelijoiden ja muiden henkilöiden tavoin, jotka haluavat ojata työpöydän.

Ota Google Drive offline-tilaan

Yhdellä silmäyksellä näyttää siltä, ​​että Google Drive on vain verkossa. Loppujen lopuksi se on verkkosovellus, eikö niin? Mutta voit käyttää kaikkia Google Drive -sovelluksia offline-tilassa, aivan kuten työpöydälle tarkoitettua toimistopakettia, jos määrität sen etukäteen. Tarvitset vain Google Chromen. Asenna se seuraavasti:

  1. Siirry osoitteeseen drive.google.com Chromessa.
  2. Napsauta "Lisää" ja valitse "Offline"
  3. Napsauta "Hanki sovellus" -painiketta siirtyäksesi Chrome Web Storeen ja lataaksesi Google Drive -sovelluksen
  4. Kun se on asennettu, napsauta Drive-kuvaketta ja sitten Ota offline-painiketta käyttöön

Saadaksesi kaiken irti tästä ominaisuudesta, ota offline-tila käyttöön kaikissa tietokoneissa, joissa työskentelet. Nyt työsi tiedostot synkronoidaan Google Driveen, ja voit käsitellä niitä riippumatta siitä, onko sinulla Internet-yhteys vai ei. Jos haluat perinteisemmän tyylisen kansion käyttöoikeuden ja tiedostojesi paikalliset versiot, Google Drive -sovellus helpottaa tiedostojen käyttämistä työpöydälläsi.

Käytä lisäosia Google-dokumenteissa

Ei ole salaisuus, että Google-dokumenteissa ei ole ominaisuusjoukkoa kuten Microsoft Word. Ja suurimmaksi osaksi se on okei. Mutta harvoille haluamillesi ominaisuuksille äskettäin käyttöön otetut lisäosat Google-dokumenteihin ja -taulukoihin antavat mahdollisuuden lisätä edistyneempiä toimintoja - ilman paisumista tai lisäkustannuksia. Tässä on vain muutama esimerkki käytettävissä olevista hyödyllisemmistä lisäosista:

  • Sisällysluettelo: Kuten nimestä voi päätellä, tämä lisäosa antaa sinulle perustason sisällysluettelon. Kuten Wordin sisällysluettelo, se luodaan dynaamisesti kirjoitettaessa ja lisäämällä uusia osioita. Se ei ole aivan yhtä vankka kuin Wordissa ja ei todennäköisesti toimi väitöskirjassasi, mutta tarjoaa helpon tavan käyttää dokumentin eri osia.
  • EasyBib: Bibliografioiden kirjoittaminen on aina tuskaa, mutta toimistopaketit helpottivat asiaa tarjoamalla yksinkertainen tapa lisätä lähteitä murehtimatta muotoilusta. EasyBib tekee saman Google-dokumenteille.
  • Seuraa muutoksia: Wordin todellinen tappaja-ominaisuus yhteistyössä on sen muutosten seuraaminen -ominaisuus. Tämä lisäosa tuo kyseisen toiminnon Google-dokumenteihin.
  • Helppo ylä- ja alatunniste: Google-dokumenteilla ei ole helppoa tapaa hallita sivun ylä- ja alatunnisteita kuten Wordilla. Tämä lisäosa tekee siitä hieman vähemmän tuskallisen antamalla muotoilun toisesta asiakirjasta.
  • Johdonmukaisuuden tarkistus: Wordin johdonmukaisuuden tarkistus on hyödyllinen suurissa asiakirjoissa, joissa sinun on varmistettava, että et vahingossa muuta muotoilun johdonmukaisuutta läpi koko. Tämä lisäosa tekee sen mahdolliseksi Docsissa.
  • DocumentMerge: Wordin dokumenttien yhdistäminen on yksi tehokkaimmista ominaisuuksista, joita useimmat harvoin tarvitsevat, mutta tämä lisäosa mahdollistaa sen Google-dokumenttien kanssa.
  • Tesaurus: Jos et halua avata aivan uutta välilehteä etsimään synonyymejä, tämä lisäosa tuo tesauruksen suoraan Dokumenteihin.

Käytä lisäosia Google Sheetsissä

Kuten Google Docs, myös Google Sheetsissä on paljon erilaisia ​​lisäosia, jotka tuovat uusia toimintoja. Suurin osa näistä ei voi viedä sinua Excel-kaltaiseen voimalaitokseen. Stil yhdistettynä kaavojen perustaidoihin, ne vievät sinut tarpeeksi lähelle, jos käytät laskentataulukoita vain tiettyihin tehtäviin:

  • Tyylit: Tyylit lisäävät Excelin muotoilukykyä silloin, kun haluat tehdä laskentataulukoista mielenkiintoisempia kuin sarja mustavalkoisia ruutuja.
  • Yhdistä arvot: Kuulostaa tylsältä, mutta Sheetsiltä puuttui tämä melko yleinen laskentataulukko-toiminto, joten on hienoa, että tämä lisäosa mahdollistaa sen.
  • Tarkennettu haku ja korvaaminen: Taulukoissa on yksinkertainen etsiminen ja korvaaminen -toiminto, mutta tämä lisäosa saattaa sen paremmin yhdenmukaistamaan Excelin kanssa.
  • Lisää fontteja: Kuten nimestä voi päätellä, tämä antaa sinulle pääsyn paljon suurempaan kirjasinkirjastoon Google Sheetsissä.
  • Mallinegalleria: Niille meistä, jotka eivät ole laskentataulukkovelhoja, mallipohjat voivat tehdä elämästämme paljon helpompaa. Vaikka Sheetsillä on omat mallipohjat, tämä lisäosa tuo tonnia enemmän.

Taulukoilla on vielä pitkä tie kuljettavanaan, ennen kuin se voi edes tulla korvaamaan työpöytätaulukkolaskentaohjelman yrityksille. Toisin sanoen, jos kirjaudut vain kuluihin, hallinnoit postituslistoja tai seuraat jotain muuta elämässäsi, Sheets hoitaa tehtävänsä hyvin.

Lisää mukautettu toiminto skripteillä

Google Driven lisäosat ja perusominaisuudet ovat hienoja, mutta jos todella haluat kaivaa syvemmälle, sinun on kokeiltava Google Apps Scripts. Nämä skriptit tekevät siitä, jotta voit lisätä melkein minkä tahansa ominaisuuden, jonka voitte kuvitella, Google-dokumenteihin ja taulukoihin. Ne ovat tietyllä tavalla samanlaisia ​​kuin Office-makrot. Niihin sisältyy yksinkertaisia ​​toimintoja, kuten makrojen lisääminen, monimutkaisempiin toimintoihin, kuten Google-asiakirjan muuntaminen Markdowniksi.

Voit selata muiden kirjoittamia skriptejä ja lisätä niitä Taulukoihin, joten sinun ei tarvitse oppia ohjelmointia itse. Monet näistä skripteistä ovat siirtymässä lisäosiin, mutta ne ovat silti melko hyödyllisiä sellaisina kuin ne ovat:

  • Poista päällekkäiset rivit: Miksi tämä perustoiminto puuttuu Taulukoista, ei ole meillä, mutta tämä skripti lisää sen.
  • Lisää muistutuksia laskentataulukkoon: Laskentataulukoita on helppo unohtaa, tämä komentosarja mahdollistaa pienten muistutusten lisäämisen niihin.
  • Yhdistä laskentataulukot Google-dokumenteihin tai PDF-tiedostoihin: oletko valmis laskentataulukon kanssa? Tämä skripti yhdistää sen Doc- tai PDF-tiedostoon.
  • Aikatauluta sähköpostiviestit: Tämä skripti tekee siitä niin, että voit kirjoittaa sähköpostin Gmailissa ja käyttää Google-taulukkoa käynnistääksesi lähettämisajan.
  • Muunna yksiköiden välillä: Poistaa muunnustoiminnon, mikä on hieno, tämä komentosarja tekee suurimman osan mahdolliseksi Sheets-sovelluksen sisällä.

Jos käytät työpöytäohjelmaa, kuten Excel, tiettyyn toimintoon, jota Sheets tai Docs ei pysty käsittelemään, joku todennäköisesti teki komentosarjan, joka lisää kyseisen toiminnallisuuden. Ilmeisesti se ei aina ole, mutta kannattaa etsiä, sinulla on vain muutama erityinen toiminto, joka sitoo sinut työpöytäohjelmistoon.

Tutustu Google-dioihin

Google Slides on esitysohjelmisto, joka on muokattu Google Driveen. Toisin kuin Docs ja Sheets, et voi todella laajentaa diojen tehoa (vielä). Sitä vastoin siinä on edelleen rikas ominaisuusjoukko, jonka perusteella suurin osa meistä antaa edelleen hyvän esityksen, koska suurin osa Powerpointin ominaisuuksista on joka tapauksessa enemmän haittaa kuin hyötyä.

Todellinen temppu Google Slides -palvelussa on vain perehtyminen sen toimintaan ja tottuminen teemiin. Kun olet lopettanut esityksen, voit viedä sen joukossa muotoja - mukaan lukien Powerpoint -, jotta voit suorittaa esityksen millä tahansa tietokoneella, johon joudut (voit myös julkaista sen vain verkossa helpottaaksesi elämääsi). Sinulla on paljon vaihtoehtoja ilmaiseksi ja edullisiksi Powerpoint-vaihtoehdoiksi, mutta Google Slides tekee työstä riittävän hyvin useimmille meistä.

On mahdollista, että jos tarkastelet pitkään mitä tarvitset toimintoja Office Suite -sovelluksesta, huomaat, että suurin osa meistä voi toimia Google Driven rajoissa. Se on ehdottomasti enemmän hajanaista lähestymistapaa. Lisäät pieniä bittiä toiminnallisuutta koko paketin hankkimisen sijasta, mutta se tarkoittaa, että se on nopeampi ja helpompi käyttää.