mielenkiintoista

Tuottavuus 101: Johdatus Pomodoro-tekniikkaan

Asioiden tekeminen on vaikeaa, varsinkin jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja tai sinun on tehtävä itsellesi asioita, jotka yleensä lykätään, kuten laskujen maksaminen. Aina näyttää olevan jotain muuta tehtävää: laatikko, joka voitaisiin järjestää, puhelu siskollesi tai lentohintojen tarkistaminen matkalle, jota et aio tehdä.

Enter: Pomodoro-tekniikka. Tämä suosittu ajanhallintamenetelmä voi auttaa sinua käyttämään huomiota häiritsemällä, kohdistamaan keskittymisen ja saamaan asiat tekemään lyhyillä murtoilla, ottaen samalla usein taukoja ilmaan tullakseen ja rentoutuaksesi. Mikä parasta, se on helppoa. Jos sinulla on kiireinen työpaikka, jonka odotetaan tuottavan, se on hieno tapa päästä läpi tehtävistäsi. Hajotamme sen ja katso, miten voit soveltaa sitä työhösi.

Olemme ehdottomasti keskustelleet Pomodoro-tekniikasta aiemmin. Annoimme lyhyen kuvauksen siitä muutama vuosi sitten ja korosimme sen häiriötekijöiden torjuntaa, aivojen koulutuksen hyötyjä suunnilleen samanaikaisesti. Äänestit jopa suosikki tuottavuusmenetelmäsi. Emme ole kuitenkaan koskaan syvälle sukelleneet sen toimintaa ja aloittamista. Joten tehdään se nyt.

Mikä on Pomodoro-tekniikka?

Kehittäjä, yrittäjä ja kirjailija Francesco Cirillo keksi Pomodoro-tekniikan 1990-luvun alkupuolella. Cirillo nimitti järjestelmän ”Pomodoroksi” sen tomaattimuotoisen ajastimen jälkeen, jonka avulla hän seurasi yliopisto-opiskelijana toimintansa. Menetelmä on yksinkertainen: Jos kohtaat suuren tehtävän tai tehtäväsarjan, työn jakaa lyhyisiin, ajoitettuihin aikaväleihin (nimeltään “Pomodoros”), jotka on jaettu lyhyisiin taukoihin. Tämä kouluttaa aivosi keskittymään lyhyeksi ajaksi ja auttaa pysymään määräaikojen yläpuolella tai jatkuvasti täydentämään postilaatikoita. Ajan myötä se voi jopa auttaa parantamaan huomioväliäsi ja keskittymiskykyäsi.

Pomodoro on syklinen järjestelmä. Työskentelet lyhyillä sprinteillä, mikä varmistaa, että olet jatkuvasti tuottava. Voit myös pitää säännöllisiä taukoja, jotka tukevat motivaatiota ja pitävät sinut luovana.

Kuinka Pomodoro-tekniikka toimii

Pomodoro-tekniikka on luultavasti yksi yksinkertaisimmista tuottavuusmenetelmistä. Tarvitset vain ajastimen. Tämän lisäksi ei vaadita erityisiä sovelluksia, kirjoja tai työkaluja (tosin paljon niitä, jos haluat mennä tällä reitillä - lisää siitä myöhemmin). Cirillon kirja on hyödyllinen luku, mutta Cirillo ei itse piilota menetelmän ydintä ostoksen takana. Näin pääset alkuun Pomodoron kanssa viidessä vaiheessa:

  1. Valitse suoritettava tehtävä.
  2. Aseta Pomodorolle 25 minuuttia (Pomodoro on ajastin)
  3. Jatka tehtävää, kunnes Pomodoro soi, ja aseta sitten sekki paperiarkillesi
  4. Pidä lyhyt tauko (5 minuuttia on OK)
  5. Jokainen 4 Pomodoria on pidempi tauko

Tämä ”pidempi tauko” on yleensä luokkaa 15-30 minuuttia riippumatta siitä, mitä tarvitaan, jotta sinusta tuntuu olevan latautunut ja valmis aloittamaan uusi 25 minuutin työistunto. Toista tämä prosessi muutaman kerran työpäivän aikana, ja saat todella paljon aikaan - ja otit paljon taukoja napataksesi kupin kahvia tai täyttääksesi vesipullosi prosessissa.

On tärkeää huomata, että pomodoro on jakamaton työyksikkö - mikä tarkoittaa, että jos työtoveri, kokous tai hätätilanne häiritsee sinua, sinun on joko lopetettava pomodoro siellä (säästät työsi ja aloitat uuden) myöhemmin), tai sinun on siirrettävä huomiointia, kunnes pomodoro on valmis. Jos pystyt tekemään jälkimmäisen, Cirillo ehdottaa ”tiedottaa, neuvottele ja soita takaisin” -strategiaa:

  1. Kerro toiselle (häiritsevälle) osapuolelle, että työskentelet jotain parhaillaan.
  2. Neuvottele aika, jolloin voit palata heihin häiritsevästä kysymyksestä ajoissa.
  3. Aikataulu seurantaa välittömästi.
  4. Soita toiselle osapuolelle, kun Pomodoro on valmis ja olet valmis käsittelemään heidän ongelmaansa.

Tietenkin, jokainen häiriötekijä ei ole niin yksinkertainen, ja jotkut asiat vaativat välitöntä huomiota - mutta jokainen häiriötekijä ei tee. Joskus on täysin hienoa sanoa työtoverillesi ”Olen keskellä jotain juuri nyt, mutta voinko palata sinuun .... kymmenessä minuutissa?” Näin tekeminen ei vain pidä sinua urassa, vaan myös antaa sinun hallita työpäiväsi.

Kuinka aloittaa Pomodoro-tekniikka

Koska ajastin on ainoa välttämätön Pomodoro-työkalu, voit aloittaa käytön millä tahansa puhelimella, jolla on ajastinohjelma, lähtölaskenta tai jopa vanha muna-ajastin. Cirillo itse pitää parempana manuaalista ajastinta, ja sanoo, että sen lopettaminen “vahvistaa haluasi toimia.” Tästä huolimatta olemme korostaneet useita Pomodoro-sovelluksia, jotka tarjoavat enemmän ominaisuuksia kuin yksinkertainen ajastintarjous. Tässä on muutama harkitseva:

  • Marinara Timer (Web) on verkkosivut, jotka olemme korostaneet aiemmin ja joita voit pitää avoinna kiinnitetyllä välilehdellä. Voit valita ajastinhälytykset, jotta tiedät milloin pitää tauon, tai määrittää työ- ja taukoajat uudelleen sopivaksi. Se on erittäin joustava, eikä sinun tarvitse asentaa mitään.
  • Tomighty (Win / Mac / Linux) on käyttöympäristöjen välinen Pomodoro-ajastin, jonka voit ampua ja unohtaa noudattaen perinteisiä Pomodoro-sääntöjä tai muokataksesi omaa työtäsi ja tauojaksojasi.
  • Eggcellent (Entinen Pomodvable (OS X)) on Pomodoro-ajastimen ja tehtäväsovelluksen yhdistelmä. Se tarjoaa enemmän visuaalisia vihjeitä, kun tehtävät ovat suoritettu ja mitä olet tulossa seuraavaksi, ja se integroituu kauniisti OS X: n Muistutukset-sovellukseen. Plus, sinä osaa arvioida kuinka monta pomodoroa tarvitset tehtävän suorittamiseen ja seuraa sitten etenemistäsi.
  • Tarkennusajastinta (iOS) kutsuttiin aiemmin PomodoroProksi, ja se on melko monipuolinen ajastin iPhonelle ja iPadille. Voit mukauttaa työ- ja taukoaikoja, tarkastella työhistoriaasi nähdäksesi, kuinka keskittyminen paranee, nähdä helposti, kuinka paljon aikaa on jäljellä työistunnossasi, ja sovellus tarjoaa jopa tähtipohjaisen arviointijärjestelmän motivoidaksesi sinua. Voit jopa mukauttaa ääniä ja kuulla kellon tikin, kun lukitset puhelimen, jotta pysyt tehtävissä.

Nämä ovat vain muutamia hyviä työkaluja, joista valita. Voit käyttää myös Googlea ajastimena. Älä epäröi kokeilla muiden kanssa, mutta muista, että Pomodoro-tekniikan painopiste on työssä, ei käyttämässäsi ajastimessa. Jos haluat todellisen tomaattiajastimen, kuten Cirillo käyttää, tämä on saatavana 7 dollaria Amazonista. Vaihtoehtoisesti voit ostaa tomaattiajastimen ja kopion kirjasta suoraan häneltä. Jos haluat kirjasta Kindle- tai ePub-versioita, tartu niihin myös suoraan Cirillon myymälästä.

Kenelle Pomodoro-tekniikka toimii parhaiten

Pomodoro-tekniikkaa suosii usein kehittäjät, suunnittelijat ja muut ihmiset, joiden on tuotettava säännöllisiä luovan työn paketteja. Pohjimmiltaan ihmiset, joiden on tosiasiallisesti tuotettava jotain muiden tarkistettavaksi. Tämä tarkoittaa, että kaikki seuraavan kirjan kirjoittajista seuraavan suuren videopelin parissa työskenteleviin ohjelmistosuunnittelijoille voivat kaikki hyötyä Pomodoron tarjoamista ajoitetuista työistunnoista ja tauoista.

Se on kuitenkin hyödyllinen myös ihmisille, joilla ei ole niin jäykkiä tavoitteita tai työpaketteja. Kuka tahansa muu, jolla on ”postilaatikko” tai jono, jonka heidän on työskenneltävä, voi myös hyötyä. Jos olet järjestelmän suunnittelija, jolla on lippuja töihin, voit asettaa ajastimen ja alkaa työskennellä niiden läpi, kunnes ajastin sammuu. Sitten on aika tauolle, jonka jälkeen palaat takaisin hakemaan sinne, missä lopetit, tai aloittaa uusi erä lippuja. Jos rakennat asioita tai työskentelet käsilläsi, toistuvat tauot antavat sinulle mahdollisuuden palata takaisin ja tarkistaa tekemäsi asiat, pohtia seuraavia vaiheitasi ja varmistaa, ettet ole ehtynyt. Järjestelmä on huomattavasti mukautettavissa erityyppisiin töihin.

Lopuksi on tärkeää muistaa, että Pomodoro on tuottavuusjärjestelmä - ei sarja kahleista. Jos olet menossa eteenpäin ja ajastin sammuu, on OK keskeyttää ajastin, lopettaa tekemäsi ja pitää tauko. Tavoitteena on auttaa pääsemään vyöhykkeelle ja keskittymään - mutta se muistuttaa myös sinua keksimään ilmaa. Säännölliset tauot ovat tärkeitä tuottavuudellesi. Muista myös, että Pomodoro on vain yksi menetelmä, ja se saattaa tai ei toimi sinulle. Se on joustava, mutta älä yritä torjua työsi siihen, jos se ei sovi. Tuottavuus ei ole kaikkea - se on keino päästä tavoitteeseen ja tapa viettää vähemmän aikaa tekemäsi tekemiseen, jotta voit asettaa aikaa tekemistäsi asioihin. Jos tämä menetelmä auttaa, jatka sitä. Jos ei, älä pakota sitä.

Integrointi Pomodoro muihin tuottavuusmenetelmiin

Koska Pomodoro-tekniikka keskittyy suoraan siihen, kuinka sinä et, miten sinä, se on vain kerjäämistä uudelleen sekoittamiseen muihin menetelmiin ja järjestelmiin.

Esimerkiksi, jos olet GTD: n fani (tunnetaan myös nimellä Getting Things Done), voit käyttää GTD: tä helposti järjestämään ja priorisoimaan - ja sitten käyttämään Pomodoroa saadaksesi työsi todella aikaan. Se toimii hyvin myös menetelmillä, kuten Kaizen, joka korostaa jatkuvaa parantamista ajan myötä, tai Scrum, joka vaatii joustavuutta organisaatiossa ja prioriteetteja, mutta vaatii silti tuloksia. Monet tuottavuusjärjestelmät keskittyvät organisaatioon tai erityisiin työkaluihin. Näissä tapauksissa tavoitteena on auttaa sinua välttämään asioiden unohtamista ja priorisoimaan työsi. Pomodoro keskittyy varmistamaan, että edistyt tehtävissäsi, pysyt keskittyneenä ja saat asiat hoitamatta hulluutta. Vaikka se pelaa hyvin muiden kanssa, vastustaa kehotusta hakkeroimaan liiallinen hakkerointi ja tee siitä tarpeettoman monimutkainen. Pomodoron hyödyllisyys on yksinkertaisuudessaan.

Lopuksi, Pomodoro-menetelmä on erittäin henkilökohtainen. Koska se vaikuttaa vain todella toimintaan, sinun ei tarvitse saada muita ihmisiä sen mukana ennen kuin se on hyödyllistä.

Jos haluat oppia lisää

Tässä vaiheessa sinulla on työkalut, joita tarvitaan Pomodoro-järjestelmän käyttöönottoon, jos haluat kokeilla sitä. Se ei ole vaikeaa, ja saatat huomata, että se auttaa sinua keskittymään. Tässä kuvassa on enemmän, ja Cirillon kirja voi tarjota lisää ohjeita ja erityisiä esimerkkejä, jos tarvitset niitä. Tämän lisäksi tässä on lyhyt luettelo lisäresursseista, jotka kannattaa lukea:

  • Pomodoro-tekniikan blogi
  • Pomodoron aloitusopas
  • Kuvitettu Pomodoro-tekniikka
  • Pomodoro-sivumme

Tiettyyn pisteeseen saakka voit lukea vain niin paljon Pomodoro-tekniikasta - sinun täytyy vain kokeilla sitä itse ja nähdä, toimiiko se sinulle. Onnella se antaa sinulle tavan olla jatkuvasti tuottava ja pitää sinut polttamasta. Älä huoli, jos et kerää viittä tai 10 pomodoria päivässä: Monet menetelmää rakastavat ihmiset huomaavat, että saatat saada vain yhden tai kaksi sisään, ennen kuin sinua häiritsee jokin väistämätön. Tulos on kuitenkin, että nämä yksi tai kaksi pomodoria voivat olla tuottavampia kuin mikään muu, jota teet koko päivän.